Zeitmanagement
Tipps für ein besseres Zeitmanagement

Tipps für ein besseres Zeitmanagement

Das Leben wird immer hektischer, sowohl im Beruf als auch in der Freizeit. Wir sind stets über Handy, Laptop und Tablet erreichbar. Wir fangen Aufgaben an und bringen Sie nicht zu Ende, weil wir immer wieder unterbrochen werden bzw. uns unterbrechen lassen. Der Satz „Keine Zeit" kommt uns immer häufiger über unsere Lippen. Dabei ist es nicht so, dass wir keine Zeit hätten. Uns stehen 24 Stunden am Tag zur Verfügung. Wir verwenden Sie nur für andere Dinge.

Warum ist Zeitmanagement so wertvoll?

Vor diesem Hintergrund wird Zeitmanagement immer wichtiger, vor allem im Beruf. Zeitliche Engpässe führen zu Stress und Hektik, die unsere Energie viel schneller aufbrauchen als bei einem stressfreien Berufsalltag. Es geht also beim Zeitmanagement darum, die Aufgaben und die dafür zur Verfügung stehende Zeit in ein richtiges Verhältnis zueinander zu stellen. Und wer seine Zeit strukturiert, hat gleichzeitig einen Überblick über alle zu erledigenden Dinge inklusive Zeitaufwand. Damit können Prioritäten gesetzt werden und die Gefahr, etwas Wichtiges zu vergessen, wird minimiert. Weiterer Vorteil: Wer den Überblick und klare Prioritäten hat, kann Ziele konsequenter verfolgen. Das führt schneller und oft zu einem messbar größeren Erfolg.
Zeitmanagement ist aber nicht nur für den beruflichen Erfolg wichtig. Wer beispielsweise Beruf und Familie unter einen Hut bekommen will, braucht konsequente Planung. Effiziente Zeitplanung schafft Freiräume für Erholung und Kreativität – wichtige Voraussetzungen für Leistungsfähigkeit, Wohlbefinden, Gesundheit und damit für mehr Lebensqualität.

Zeitdiebe identifizieren

Wer seine Zeit einteilen muss, wird schnell feststellen, was ihm Zeit raubt. Zeitdiebe sind Tätigkeiten oder Geschehnisse, die nicht zur Erfüllung von Zielen bzw. Aufgaben dienen und von geringem oder keinem Nutzen (für das Unternehmen) sind.
Typische Zeitdiebe stören meist die Konzentration. Dies kann das häufig klingelnde Telefon sein, aber auch Kollegen und Vorgesetzte, die immer wieder aus der Konzentration reißen. Ebenso führen gestapelte Unterlagen zu Rat- und Hilflosigkeit, wenn Sie weder sortiert noch priorisiert sind. Ein ganz schwieriges Thema sind die kleinen Gefälligkeiten für Kollegen, die nicht zum eigentlichen Aufgabenbereich gehören. Sich hier abzugrenzen und auch einmal „Nein" zu sagen, fällt schwer. Wer will schon als unkollegial gelten. Aber es ist auch niemandem geholfen, wenn die eigentlichen Aufgaben nicht (rechtzeitig) erledigt werden.
Eine gute Technik, um Zeitdiebe zu erkennen, ist eine Auflistung aller einzelnen Tätigkeiten, die im Laufe des Tages Zeit in Anspruch genommen haben. Das ist erst mal zusätzlicher Aufwand. Doch anhand dieser Auflistung kann man Unnötiges schnell erkennen und aus dem Arbeitsalltag verbannen.

Prioritäten setzen

Eisenhower PrinzipIm Zusammenhang mit einem effektiven Zeitmanagement wird immer von Prioritäten gesprochen. Wer richtig Prioritäten setzen kann ist einem effektiven Zeitmanagement schon einen großen Schritt näher gekommen. Priorisieren heißt, jeder Aufgabe eine Wertigkeit zu geben. Es wird unterschieden, zwischen wichtigen oder dringlichen Aufgaben bzw. Aufgaben, die sowohl wichtig oder dringlich sind. Ist eine Aufgabe wichtig und dringlich, hat sie oberste Priorität und sollte als erstes erledigt werden. Bei wichtigen Aufgaben muss der Zeitrahmen festgelegt werden, innerhalb dem sie erledigt werden müssen. Haben die Aufgaben noch Zeit, kann eine weniger wichtige, aber dafür dringliche Aufgabe vorgezogen werden.

Terminkalender nutzen

Terminkalender helfen, den Überblick über alle Aufgaben zu behalten. Dort können alle Aufgaben mit Fertigstellungsdatum eingetragen und als wichtig oder dringlich markiert werden. Mithilfe eines Terminkalenders ist immer ersichtlich, welcher Aufgabe die Aufmerksamkeit als nächstes gelten sollte.
Terminkalender gibt es in verschiedenen Varianten. Dabei ist nicht entscheidend, ob es ein gedruckter oder digitaler Kalender ist. Entscheidend ist, welches Tool sich am besten in den Arbeitsalltag integrieren lässt. Es nützt die beste Technik nichts, wenn man sie nicht verwendet. Ideal ist es natürlich, wenn man den Kalender immer mit sich führen kann.

Realistische Zeiteinschätzungen

Bei der Priorisierung von Aufgaben ist es auch wichtig, eine realistische Einschätzung abzugeben, wie lange eine Aufgabe dauern wird. Dabei müssen auch Pufferzeiten einkalkuliert werden, damit Unvorhergesehenes nicht den Zeitplan durcheinander bringt und Hektik entsteht. Das Bedarf zwar etwas Erfahrung, geht aber nach und nach immer leichter von der Hand. Die Reflexion bzw. Nachkontrolle erledigter Aufgaben ist hierbei hilfreich.